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中好标标讯：2026 新规下招标项目档案管理合规指南
发布时间：2026-01-15
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- 在招标投标活动中，档案管理是贯穿全流程的合规关键环节。2026 年 1 月 1 日实施的《招标人主体责任履行指引》及多地出台的电子档案管理办法，首次明确招投标资料保存期限不少于 15 年，同时强化了电子档案的归档规范。中好标标讯结合最新政策要求与实操经验，整理出全流程合规指南，覆盖招标人、代理机构、投标人核心需求：
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2026 新规下档案管理核心要求（必守红线）
- 保存期限硬性规定：所有招投标相关资料自项目采购结束之日起，保存期限不得少于 15 年，涵盖纸质档案与电子档案；政府采购项目、工程建设项目统一适用此标准，违规缩短保存期可能面临行政处罚。
- 电子档案新规范：电子文件需在中标（成交）通知书发出后 40 日内完成归档，按统一编码规则和规范格式存储；需保证电子档案的真实性、完整性，具备防篡改、可追溯功能，严禁擅自公开或复制涉密档案信息。
- 责任主体明确：招标人是档案管理第一责任人，代理机构受委托负责具体归档工作，投标人需妥善保管自身投标资料及履约相关文件，各方均需承担档案真实性、完整性责任。
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全流程归档范围清单（必存资料明细）
- 招标阶段：项目立项文件、招标申请书及审批材料、招标代理委托合同、招标公告 / 投标邀请书、招标文件（含修改补充文件）、招标文件合规审查记录。
- 投标阶段：投标人资质证明、投标文件（含商务标、技术标）、投标文件补充修改函、投标保证金缴纳与退还凭证。
- 开标评标阶段：开标记录、评标委员会成员名单及资质证明、评标打分表、评标报告、异议与答复记录、中标候选人公示材料。
- 合同履约阶段：中标通知书、未中标通知书、中标合同及补充变更协议、履约保证金凭证、验收报告、资金支付凭证、项目结算资料。
- 特殊资料：涉及投诉、行政复议的相关材料，项目终止 / 暂停的说明文件，电子招投标全过程的录像、系统操作日志等。
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档案管理实操规范（分类型操作）
- 纸质档案管理： ① 整理原则：按 “一项一档” 分类立卷，卷内资料按招标流程顺序排列，标注清晰页码与目录； ② 保管要求：存放于温度 14℃-24℃、湿度 45%-60% 的专用档案室，配备防火、防盗、防潮设备，定期检查维护； ③ 借阅规范：建立借阅登记制度，明确借阅范围与时限，严禁涂画、拆封、调换档案，复印需经授权并登记。
- 电子档案管理： ① 格式标准：采用 PDF、XML 等通用格式存储，确保长期可读，重要电子文件需备份至多个安全存储介质； ② 安全管控：设置分级访问权限，安装防火墙与杀毒软件，防范信息泄露、篡改； ③ 系统要求：优先使用符合规范的电子档案管理系统，实现 “形成 — 归档 — 保管 — 利用” 全流程数字化追溯。
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2026 新规下避坑提醒（高频风险点）
- 避坑 1：杜绝资料缺失。常见遗漏如评标专家签字页、异议答复书面记录、合同变更论证材料等，需建立归档清单逐一核对，避免因资料不全面临审计追责。
- 避坑 2：电子档案不合规。严禁用非规范格式存储电子文件，或未按时完成归档；电子档案需保留原始形成背景信息，确保可追溯。
- 避坑 3：擅自销毁档案。保管期满需销毁的档案，需经单位领导批准并报行业主管部门备案，由多方人员监销并签字确认，未了事项的档案不得销毁。
- 避坑 4：忽视投标人档案责任。投标人需妥善保管自身投标资料，避免因资料丢失无法应对后续审计或投诉核查，保存期限建议同步不低于 15 年。